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よくある質問|FAQs

参加対象者について

Participants in the event

  • Q.参加対象者を教えてください。

    A.財団側より招待を受けた方、または大学の推薦を受けて財団が参加を認めた自費参加者(18歳以下は不可)。更に、コンベンション全プログラムに参加可能な方。

    Q.Who can participate in the event?

    A.Those who are invited by the Foundation, or self-pay participants who are recommended by the related universities and accepted as such by the Foundation (Persons under the age of 18 cannot participate). In addition to the above, you must be able to participate in the whole program for the convention.

宿泊について

Accommodations

  • Q.宿泊先はどこになりますか。コンベンション会場のホテルですか。

    A.原則、コンベンション会場は、ご宿泊先ではございません。ご宿先は、コンベンション会場から徒歩圏内のホテルにて決定いたします。具体的なホテル名は、7月中に発信する参加者ハンドブックに記載します。

    Q.Where are the participants going to stay? At the venue hotel?

    A.The convention venue is not the place of participants’ accommodations. We will find a hotel within a walking distance from the venue. “Participant Handbook,” which we intend to send to the participants in July, will designate the hotel name.

  • Q.ホテルのチェックイン開始時間前に到着してしまうのですが、部屋を使用できますか。

    A.アーリーチェックインはお受けしておりません。チェックイン前の荷物預かり等は、直接ホテルにお問い合わせください。

    Q. According to my itinerary, I will arrive before the hotel’s check-in time. Can I use the room earlier than that time?

    A. It’s not possible for us to arrange for early check-in. Please directly refer to the hotel concerning a parcels room and so on.

  • Q.何泊まで宿泊が提供されますか。

    A.原則コンベンション開催期間(2泊3日)の提供となります。コンベンションの開場時間までに会場にご到着が難しい場合は、前泊を含む最大3泊までのご提供となります。

    Q. How many days can a participant stay at the designated hotel?

    A. In principle, we provide accommodations during the convention program (three days and two nights). If it is not possible to arrive before the opening of the convention, we will provide maximum three nights (including the preceding night).

  • Q.延泊手配をお願いしたいのですが。

    A.前泊、延泊される場合は、ご自身にて宿泊先の手配とご負担をお願いしております。

    Q.I would like to stay longer after the convention program. Will you arrange for that?

    A.If you want to come earlier, or to stay longer, you are responsible for making such reservation with the hotel at your own expense.

  • Q.財団が参加を認めた自費参加者は、宿泊の提供がありますか。

    A.招待者と同条件での提供がございます。

    Q.In the case of those who are recognized as self-pay participants by the Foundation, will they be offered the accommodations as well?

    A.Yes. They will be offered accommodations with the same conditions as are offered to the invited participants.

  • Q.もし、同伴者がいる場合は、宿泊先やビザの手配をお願いできますか。

    A.原則的にご家族のコンベンションへのご参加はご遠慮いただいております。コンベンションにご参加されないご同伴者様につきましては、ご自身にてご宿泊先やビザの手配及びご負担をお願いしております。

    Q.When a participant wants to come with a companion, can the Foundation arrange lodging and/or a visa for him/her?

    A.In such a case, the companion’s stay and a visa must be arranged and paid by the concerned party. We kindly ask to refrain from family attending to the convention.

食事について

Food

  • Q.滞在中の食事はどうなりますか。

    A.コンベンション会場でのご提供となります。朝食は、ご宿泊のホテルにて提供がございます。

    Q.What about the food during our stay?

    A.Meals will be served at the convention hall except breakfast which should be served at your hotel.

  • Q.ベジタリアンや宗教上の理由による特別食の対応はありますか。

    A.申し訳ございませんが、特別食のご用意がございません。

    Q.Will some special meals be prepared for vegetarians or believers in particular religions?

    A.We are sorry that there will be no such menu.

旅費の補助について

Questions regarding traveling grant

  • Q.旅費の補助対象者は誰ですか。

    A.財団からお送りしたインビテーションレターに航空運賃補助の旨の記載がある方が対象です。

    Q.Who are going to receive the traveling grant?

    A.Those who will receive an invitation letter of the Foundation on which “airfare grant will be provided” is written. Self-pay participants are required to come at his own expense.

  • Q.旅費補助の金額はいくらですか。

    A. 開催地域により毎年変わります。エコノミークラス往復分を想定した金額になりますが、具体的な金額は参加者ハンドブックに記載します。

    Q.How much is the grant?

    A.The amount varies every year according the region where the convention is held. It will be the amount corresponding to the round-trip ticket price. The specific amount will be shown in the Participant Handbook.

  • Q.旅費の精算方法を教えてください。

    A.コンベンション会場の精算デスクにて「米ドルによる渡し切り」の形での支給となります。差額が発生した場合の追加補助はございません。

    Q.How to settle the traveling expense?

    A.The account settlement desk, which will be placed in a corner of the convention hall, will provide the total amount in U.S. dollars on a “once for all” basis. There will be no additional payment in case of the difference incurred thereafter.

  • Q.現地で旅費の精算をするのを忘れてしまったのですが。

    A.後からの清算はお受けすることができませんので、必ず精算デスクが開いている時間にお越しください。

    Q.What if I forget to settle the amount of travel expense at the spot?

    A.We cannot accept the settlement of the account afterward. Please visit the desk when it is open.

コンベンション会場について

The convention venue

  • Q.空港から会場までの交通手段を教えてください。

    A.コンベンション参加者専用のシャトルバスの運行はございません。ご自身にて会場または、宿泊先までお越しください。

    Q.I would like to know the means of transportation from the airport to the convention hall.

    A.There will be no shuttle bus dedicated for our participants. You are requested to take any possible means of transportation from the airport to the venue or to your hotel.

  • Q.コンベンション会場には自由に出入りできますか。

    A.参加者には固有のバーコードが振当てられます。そのバーコードを使用しての入退場となります。

    Q.Can we freely enter and leave the convention hall?

    A.Every participant will be assigned his/her own bar code. You have to use your code when entering or leaving the hall.

その他

Some other questions

  • Q.出席登録したのですが、コンベンションへ行かれなくなってしまいました。

    A.コンベンションホームページから欠席登録を行うか、コンベンション事務局宛にメールにてお知らせください。開催日3日前以降に欠席となってしまった場合は、直接ご連絡下さい。

    Q.I have registered to attend the convention, but what shall I do if some new situation would prevent me from my attending the program?

    A.In that case, will you please visit website of the convention and cancel the attendance or send out an e-mail message to the secretariat of the convention. If such a situation occurred within three days immediately before the opening day of the convention, please directly contact us.

  • Q.ハンドブック及び参加証の送付時期はいつですか。

    A.7月中を予定しております。受付で必要ですので必ずご持参ください。

    Q.When shall we receive the Handbook and a Participation Certificate?

    A.We are planning on sending them in July. Please remember to bring them in order that the Reception Desk of the convention may check these documents.

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